Výkaz práce – docházkový list, evidence docházky 

Výkaz práce, evidence docházky nebo také evidence pracovní doby jsou pojmy, které se liší. Co přesně znamená výkaz práce, co je evidence docházky a jak funguje docházkový list? Jaké jsou povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance v otázkách výkazu práce a evidence docházky?

Docházka zaměstnanců je starost a povinnost zaměstnavatele. Ten musí mít přehled o evidenci docházky a evidenci pracovní doby svých zaměstnanců. Pro správnou evidenci docházky je samozřejmě nezbytná spolupráce zaměstnance. Užitečným nástrojem pro evidenci docházky je docházkový list.

Evidence docházky – pojmy

Definice pojmů týkající se pracovní docházky je tato:

• evidence docházky – pracovní docházka říká, zda byl zaměstnanc na pracovišti, zda měl dovolenou nebo neplacené volno a podobně
• evidence pracovní doby – ukazuje přesnou pracovní dobu zaměstnance neboli přesné časové ohraničení výkonu práce
• docházkový list – je podklad pro zaměstnavatele pro vedení evidence docházky
• výkaz práce – způsob evidence pracovní doby

Výkaz práce ani evidence pracovní docházky nemá přesně danou podobu, musí však splňovat určité náležitosti. Užitečnou pomůckou, jak správně vytvořit pracovní výkaz, je evidence pracovní doby vzor, který lze jednoduše vyhledat na internetu.

Evidence pracovní doby a evidence docházky

Evidence pracovní doby je povinná a patří mezi běžné povinnosti zaměstnavatele oproti tomu evidenci docházky žádný paragraf nenařizuje. Hodí se však evidovat i docházku zaměstnanců, je totiž důležitá pro celkový přehled a efektivní organizaci práce.

Povinnost zaměstnavatele evidovat pracovní dobu určuje § 96 zákoníku práce, způsob evidence záleží na zaměstnavateli. Může používat papírovou formu pracovního výkazu nebo zvolit elektronickou variantu.

Běžná pracovní doba je v České republice 40 hodin týdně a podle zákoníku práce tato pracovní doba nesmí být překročena. V případě práce na zkrácený úvazek může být samozřejmě pracovní doba kratší.

Evidence pracovní doby – povinnosti zaměstnavatele

Povinná evidence pracovní doby zaměstnance dokazuje, že zaměstnavatel nepřekračuje pracovní dobu a dodržuje povinné přestávky. Pracovní výkaz navíc eviduje práci o víkendech i o svátcích a noční směny, za které zaměstnancům náleží příplatky.

Evidence pracovní doby dokazuje, že zaměstnanec dodržel povinnou dobu odpočinku a během pracovní doby měl povinné přestávky na oddech. Přestávka musí být nejpozději 6 hodin po zahájení pracovní činnosti a musí trvat alespoň 30 minut. Někteří zaměsnanci mají právo nebo povinnost bezpečnostních přestávek, také ty by měly být v evidenci uvedeny.

V případě přesčasů by měl zaměstnavatel uvést, zda byl přesčas dohodnutý, nebo nařízený. Maximální počet hodin přesčasů je daný zákonem. Zaměstnavatel může nařídit maximálně 150 hodin přesčasu za jeden rok.

Povinnosti zaměstnavatele jsou evidovat tyto údaje:

• začátek a konec směny
• práci přesčas
• noční směnu
• dobu držení pracovní pohotovosti
• odpracovaný čas v rámci pracovní pohotovosti

Vedení evidence v ohledně těchto bodů vyžaduje zákoník práce a patří k neopomenutelným povinnostem každého zaměstnavatele.

Výkaz práce – vzor

Výkaz práce nemá přesně daný vzor, je však třeba aby obsahoval podstatné údaje. Čím jednodušší je vzor pracovního výkazu, tím méně práce má personální oddělení s jeho spracováním. Na internetu je dostupná řada variant ke stažení. Některé vzory výkazu práce jsou zdarma, některé jsou zpoplatněny.

Každý výkaz práce by měl obsahovat tyto údaje:

• jméno a příjmení zaměstnance
• datum a čas práce
• druh vykonané práce
• počet odpracovaných hodin
• čas přestávky

Ideální výkaz práce lze stáhnout v podobě excelové tabulky, zaznamenávání údajů do tabulky je rychlé a jednoduché.

Elektronická forma výkazu práce

Papírová podoba výkazu práce je klasika, která je však v poslední době na ústupu a pomalu ji nahrazuje elektronická forma pracovního výkazu. Elektronická varianta obsahuje všechny důležité informace a uživatelsky je velmi příjemná a jednoduchá.

Elektronický výkaz práce využívá ke správnému fungování různé informační systémy. Nejčastější jsou nejrůznější čipy a čipové karty, které si může zaměstnanec například nahrát do mobilního telefonu.

Existují nejrůznější aplikace pro evidenci pracovní doby a evidenci docházky. Řada aplikací je dostupná ke stažení zdarma. Stejně tak formuláře pro vedení elektronické evidence jsou běžně dostupné na internetu. Často se využívají excelové tabulky, které pracují spolehlivě, přesně a jednoduše.

Pro některé profese se elektronická evidence výkazu práce nehodí a v některých případech je dokonce nemožná. Proto si papírová varianta jistě udrží své místo.

Neplacené volno

Zaměstnanec má nárok na určitý počet dnů dovolené, v České republice je to zpravidla 20 – 25 dnů za rok. Pokud zaměstnanec vyčerpá řádnou dovolenou, může zaměstnavatele požádat o neplacené volno.

Schválit žádost o neplacené volno však nepatří mezi povinnosti zaměstnavatele. V některých situacích je poskytnutí neplaceného volna dáno zákoníkem práce, v některých situacích to záleží pouze na vstřícnosti zaměstnavatele.

Neplacené volno, na které zaměstnavatel musí přistoupit se týká například překážek v práci z důvodu obecného zájmu. Těmi jsou výkony veřejné funkce, výkony občanských povinností nebo další úkony obecného zájmu, které přesně definuje zákoník práce.

Stejně tak musí zaměstnavatel poskytnout neplacené volno v případě plnění branné povinnosti. V tomto případě má zaměstnanec navíc nárok na plnou náhradu mzdy. Plat hradí v této situaci v plné výši stát.

Žádost o neplacené volno vzor

Při jiných důvodech může zaměstnanec požádat o neplacené volno dohodou. Zaměstnavatel však této žádosti nemusí vyhovět. Záleží na konkrétní situaci ve firmě a vstřícnosti šéfa. Co obsahuje vzor žádosti o neplacené volno?

Žádost o neplacené volno nemá přesný vzor daný zákoníkem práce, každá žádost by však měla obsahovat tyto náležitosti:

• jméno zaměstnance a zaměstnavatele
• datum a místo uzavření dohody o neplaceném volnu
• přesnou dobu, na kterou je neplacené volno poskytnuto
• dohodu ohledně zdravotního pojištění (zda bude zaměstnanec hradit zaměstnavateli zdravotní pojištění)
• způsob úhrady zdravotního pojištění (pokud jej hradí zaměstnanec)

Na internetu jsou volně ke stažení nejrůznější vzory žádosti o neplacené volno, konkrétní podobu je ovšem vhodné probrat se zaměstnavatelem nebo s personálním oddělením.

Paragraf na pohřeb

Pracovní volno na pohřeb neboli paragraf na pohřeb musí zaměstnavatel udělit v několika případech. Týká se to těchto situací:

• smrt příbuzného
• smrt osoby, se kterou zaměstnanec sdílel domácnost
• smrt kolegy ze zaměstnání

V ostatních případech nelze uplatnit paragraf na pohřeb a je třeba vyčerpat den dovolené nebo požádat zaměstnavatele o neplacené volno.

Náhradní volno

Náhradní volno poskytuje podle zákoníku práce zaměstnavatel zaměstnanci za práci přesčas. Místo náhradního volna může zaměstnanec obdržet příplatek za práci přesčas ve výši 25 – 100 % průměrného platu.

Náhradní volno případně příplatek za práci přesčas musí být dohodnuto mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Práce nad rámec pracovní doby nesmí zůstat bez kompenzace. Pokud zaměstnanec odmítne náhradní volno, musí zaměstnavatel přistoupit na kompenzaci s honorářem a příplatkem.

Zkušební doba

Zkušební doba je obvyklou součástí pracovní smlouvy. Jde o období, kdy si zaměstnanec vyzkouší, zda mu nová pozice vyhovuje a zaměstnavatel ověří, zda je zaměstnanec na danou pozici vhodný. Zkušební doba tak slouží k ochraně zaměstnance i zaměstnavatele.

Minimální doba zkušební doby není stanovena, maximální dobu stanovuje zákoník práce. Zaměstnanci mohou být ve zkušební domě maximálně tři měsíce, v případě vedoucích pozic je to šest měsíců. Zároveň platí, že zkušební doba nesmí být delší než polovina smluvené délky úvazku.

Má zaměstnanoc nárok na dovolenou ve zkušební době a jak se řeší nemocenská ve zkušební době?

Nárok na dovolenou ve zkušební době 

Dovolená ve zkušební době není nic neobvyklého a pamatuje na ni samozřejmě i zákoník práce. Nárok na dovolenou ve zkušební době má každý zaměstnanec. Dovolená se počítá podle odpracovaných hodin, nárok na dovolenou ve zkušební době začíná zpravidla po čtyřech týdnech v práci.

Zaměstnanci náleží dovolená za poměrnou část kalendářního roku, kdy vykonávál zaměstnání. Nezáleží na tom, zda byl zaměstnanec ve zkušební době nebo měl smlouvu na dobu učitou či neurčitou.

V případě, že zaměstnanec odpracuje ve zkušební době více než čtyři týdny, dovolenou si nevybere a práci ve zkušební době ukončí, má na výběr dvě možnosti. Buď si dovolenou vybere těsně před koncem pracovního poměru nebo obdrží od zaměstnavatele náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku.

Nemocenská ve zkušební době 

Co se děje v případě nemocenské ve zkušební době? Pro zaměstnance platí ochrana proti výpovědi z pracovního poměru, tato ochrana je však jen částečná. Zaměstnanec nepřijde o práci, pokud je v pracovní neschopnosti maximálně dva týdny. Od 15. kalendářního dne může zaměstnavatel dle zákoníku práce pracovní poměr vypovědět.

Dny nemocenské ve zkušební době se nepočítají do dohodnuté zkušební doby a zkušební doba se tak prodlužuje. Pokud zaměstnanec využije nemocenskou ve zkušební době po dobu pěti dnů, protáhne se mu zkušební doba právě o těchto pět dnů.